Peran Asisten Medis – Menguasai Teknik dan Etiket Telepon

Salah satu tugas utama seorang asisten medis adalah bekerja sebagai asisten administrasi bagi para profesional medis. Tugas mereka adalah menghubungkan pasien dan tenaga medis, memperbarui dan memelihara catatan medis, serta menjawab dan menelepon atas nama mereka. Kebijaksanaan, menjaga suara hormat dan lembut saat menyampaikan pesan penting dalam melakukan tugas-tugas ini.

Memanggil pasien atau staf medis dengan nama yang benar adalah suatu keharusan terutama saat melakukan panggilan telepon. Ini adalah tanda hormat dan profesionalisme. Berikut adalah beberapa teknik dan etika yang perlu diingat saat melakukan panggilan telepon.

Pertama, saat melakukan panggilan telepon, Anda perlu memperkenalkan diri, perusahaan tempat Anda bekerja, dan tujuan panggilan Anda. Di awal panggilan, beri tahu niat Anda. Membuat panggilan terlihat profesional.

Kedua, gunakan suara normal Anda. Dengan cara ini Anda akan merasa lebih rileks dan terlihat lebih tulus.

Ketiga, hindari berteriak. Itu hanya akan memberikan kesan negatif pada penerimanya.

Keempat, nyatakan pesan Anda segera tetapi jelas. Hindari kalimat yang panjang dan fasih dan kata-kata yang sulit untuk diuraikan. Ingatlah bahwa Anda sedang berbicara dengan seseorang, bukan kamus. Juga, menjadi perhatian. Anda berurusan dengan orang medis yang sibuk dan sakit yang tidak punya waktu untuk membuat panggilan yang rumit. Cobalah untuk menjawab setiap pertanyaan dari orang tersebut dengan jelas dan tanpa provokasi. Menggunakan kata-kata slang bukanlah bahasa profesional.

Kelima: Makan dan minum sambil menelepon adalah kebiasaan buruk. Suara Anda akan berubah dan kata-kata Anda tidak akan terdengar jelas. Ada waktu dan tempat yang baik untuk minum dan makan.

Keenam, biasakan membawa pena dan kertas saat melakukan dan menerima panggilan telepon.

Menerima telepon dari pasien atau petugas medis adalah tugas lain dari asisten medis yang memerlukan perhatian serius. Menyebutkan nama Anda dan menyapa si penelepon adalah tanda kesopanan.

Menyebutkan nama Anda di awal membuat penelepon menyadari jika mereka telah melakukan kesalahan atau melakukan kesalahan dalam menelepon. Sabar mendengarkan apa yang orang itu katakan adalah suatu keharusan. Ulangi pesan penelepon sampai Anda mendapatkan pesannya dengan benar. Jika Anda mendapat telepon saat Anda masih berbicara dengan seseorang, tanyakan dengan sopan apakah mereka bisa menunggu. Cobalah untuk kembali ke orang yang ditahan dalam satu menit.

Ketika Anda menerima telepon dari seseorang yang marah atau memiliki keluhan, dengarkan apa yang mereka katakan. Jawab orang itu dengan kebaikan dan rasa hormat dan tanpa sedikit pun nada jengkel dalam suara Anda. Ucapkan beberapa kata yang menenangkan yang akan menenangkan atau menenangkannya. Pastikan untuk tidak meninggikan suara Anda setiap saat. Ingatlah bahwa Anda berurusan dengan tenaga medis yang lelah atau sakit yang dapat kehilangan kesabarannya kapan saja, jadi bersabarlah dan bersikaplah lembut. Jangan terjebak dalam apa pun. Hindari berbicara dengan teman, makan dan minum sambil melakukan dan menjawab panggilan.

Catat semua panggilan telepon yang Anda lakukan dan mengapa Anda melakukannya. Dengan cara yang sama untuk semua panggilan telepon yang Anda terima dan pesan yang menyertainya, Anda tidak akan lupa apa yang harus Anda lakukan untuk menanggapi pesan tersebut. Dengan cara ini Anda melindungi pasien, dokter, diri Anda sendiri, dan yang terpenting, Anda memberi nilai pada pesan yang Anda terima dan orang yang memberikannya.